Übergabeplan

Eine Übergabe ohne Plan wird dauerhaft. Er bleibt „für Fragen erreichbar”. Der Nachfolger bekommt Aufgaben und nie Entscheidungsbefugnis. Diese Vorlage verhindert das. Kopieren Sie sie, füllen Sie sie mit beiden am Tisch aus und setzen Sie Daten auf jede Phase.

Das vollständige Muster hinter diesem Plan: Nachfolgeübergabe.

Vor dem Start: drei Zeilen, die alles entscheiden

Schreiben Sie diese zuerst auf. Wenn eine Zeile leer bleibt, ist die Übergabe noch nicht real.

Nachfolger: ein Name. Nicht „das Team”.
Letzter Tag in der Rolle: ein Kalenderdatum. Nicht „wenn er bereit ist”.
Seine Rolle danach: Beratungsvertrag mit Enddatum, neues Projekt oder Austritt. Jetzt festgelegt, nicht später.

Phase 1: Erfassen (Wochen 1–4)

Listen Sie jeden Bereich auf, den er verantwortet: Systeme, Prozesse, Lieferanten, Kunden, Genehmigungen.
Notieren Sie für jeden Bereich, wer ihn heute sonst noch verantworten kann. Die Lücken sind Ihre Risikoliste.
Beginnen Sie die Wissenstransfer-Interviews bei den drei größten Lücken.
Der Nachfolger beginnt ein Fragenprotokoll: alles, was er ohne ihn nicht beantworten kann.

Kontrollpunkt: Die Bereichsliste existiert und beide haben sie abgezeichnet.

Phase 2: Beobachten (Wochen 5–8)

Der Nachfolger beobachtet, wie er jeden Bereich einmal führt.
Dann führt der Nachfolger, während er zuschaut. In dieser Reihenfolge, jeweils einmal. Die zweite Hälfte auszulassen ist der klassische Fehler.
Jedes „Warum”, das beim Beobachten auftaucht, kommt noch in derselben Woche in die Dokumentation.

Kontrollpunkt: Der Nachfolger hat jeden wichtigen Bereich mindestens einmal selbst geführt.

Phase 3: Entscheidungsbefugnis übertragen (Wochen 9–16)

Übertragen Sie Entscheidungsrechte Bereich für Bereich. Aufgabenübertragung ohne Entscheidungsübertragung ist Phase 2 in anderem Gewand.
Führen Sie ein Entscheidungsprotokoll: Was hat der Nachfolger diese Woche ohne ihn entschieden?
Kündigen Sie jede Übertragung dem Team an: „Ab Montag entscheidet [Nachfolger] über X.” Er korrigiert diese Entscheidungen nicht öffentlich.

Kontrollpunkt: Das Entscheidungsprotokoll wächst von Woche zu Woche. Wenn nicht, benennen Sie das Hindernis.

Phase 4: Feste Erreichbarkeit (Wochen 17–20)

Ersetzen Sie „Fragen Sie mich jederzeit” durch zwei feste Stunden pro Woche.
Fragen gehen zuerst in die Dokumentation, dann zu ihm.
Das Fragenprotokoll sollte fast leer sein. Was übrig bleibt, kommt in die letzten Interviews.

Kontrollpunkt: Eine volle Woche ohne Eskalation zu ihm.

Phase 5: Abschluss (das Datum aus Zeile zwei)

Er verlässt die Rolle am genannten Datum. Die Rolle aus Zeile drei beginnt.
Überprüfen Sie den Plan: Welche Bereiche haben noch einen einzigen Verantwortlichen? Das ist das erste Quartal des Nachfolgers.

Warnsignale

Das Enddatum verschiebt sich. Verschieben Sie es höchstens einmal, und nur mit einem neuen schriftlichen Plan.
Er leitet Meetings, an denen er nur teilnehmen sollte. Siehe Nachfolgeübergabe für die Gegenmaßnahmen.
Nichts wird aufgeschrieben. Siehe Dokumentationswiderstand.

Siehe auch: HR-Checkliste: Die letzten 18 Monate