Wissenstransfer-Interview

Er schreibt keine Dokumentation. Fragen beantwortet er den ganzen Tag. Dieser Leitfaden nutzt das. Sie interviewen ihn, Sie schreiben den Entwurf, er korrigiert ihn. Die Methode passt zu seiner Arbeitsweise: Sprechen fällt ihm leichter als Tippen, Korrigieren leichter als Schreiben.

Warum er das Aufschreiben ablehnt: Dokumentationswiderstand.

Spielregeln

Ein Prozess pro Sitzung. 45 Minuten. Pünktlich aufhören.
Nehmen Sie es auf, mit seiner Erlaubnis. Sagen Sie: „Ich möchte Sie nicht durch Mitschreiben verlangsamen.” Das akzeptiert er.
Der Entwurf liegt innerhalb von 48 Stunden vor, solange Sie beide noch alles im Kopf haben.
Sein Name steht auf der Seite: „Verantwortlich: [Name]. Zuletzt geprüft: [Datum].”
Er korrigiert. Er schreibt nicht. Schicken Sie ihm keine leere Vorlage.

Die Fragen

Einstieg (5 Minuten, nicht überspringen)

„Wie sind Sie dazu gekommen, das zu übernehmen?”
„Wie hat das ausgesehen, als Sie es übernommen haben?”

Er darf zuerst die Autorität sein, bevor er Wissen teilt. Das ist der Preis des Einstiegs. Und dabei entsteht Kontext, den Sie ohnehin brauchen.

Der Durchgang

„Erklären Sie mir [die Montagsprüfung / den Monatsabschluss / die Kalibrierung] Schritt für Schritt.”
„Was schauen Sie sich zuerst an? Woran erkennen Sie, dass alles stimmt?”
„Was tun Sie, das in keinem offiziellen Prozess steht?”
„Wo weicht die offizielle Version von dem ab, was Sie wirklich tun? Warum?”

Fehlerwissen (die wertvollsten 15 Minuten)

„Was geht kaputt? Wie sieht es kurz vorher aus?”
„Erzählen Sie mir von den letzten drei Malen, wo es schiefgelaufen ist.”
„Was haben Sie im Laufe der Jahre versucht, was nicht funktioniert hat? Warum nicht?”
„Was würde ein kluger neuer Mitarbeiter im ersten Monat falsch machen?”

Entscheidungen und Hintergründe

„Warum Lieferant X und nicht der günstigere?”
„Warum ist dieser Grenzwert auf diese Zahl gesetzt?”
„Welche dieser Regeln gibt es wegen eines bestimmten Vorfalls? Welcher Vorfall?”

Die Personenkarte

„Wen rufen Sie an, wenn Y passiert? Was steckt dahinter?”
„Wer muss informiert werden, bevor hier etwas geändert wird? Wer wird ärgerlich, wenn er es zu spät erfährt?”

Die Gefahrenliste

„Was soll niemand anfassen, ohne vorher zu fragen?”
„Was ist die eine Sache, die Sie prüfen und die sonst niemand prüft?”

Abschluss

„Was habe ich nicht gefragt?”

Stellen Sie diese Frage in jeder Sitzung. Das beste Material kommt nach dieser Frage.

Nach der Sitzung

Schreiben Sie den Entwurf. Klare Schritte, seine Formulierungen, wo es möglich ist.
Schicken Sie ihn mit den Worten: „Sagen Sie mir, wo ich es falsch habe.” Experten korrigieren. Er schickt es verbessert zurück.
Veröffentlichen Sie es mit seinem Namen als Verantwortlichem. Vereinbaren Sie die nächste Sitzung, bevor Sie den Raum verlassen.

Siehe auch: Institutionelles Wissen dokumentieren