Er ist seit dreißig Jahren in der Organisation. Er weiß, warum das aktuelle System so funktioniert, wie es funktioniert. Er weiß, welche Lieferanten man anruft, wenn etwas kaputt geht. Und er kennt drei Abkürzungen, die sonst niemand kennt. In sechs Monaten geht er in Rente. Wenn jetzt niemand dieses Wissen sichert, geht es mit ihm. Das Wissenshorten-Muster macht das noch schwieriger. Fangen Sie früh an.
Praktische Techniken
Ihm jetzt einen Nachfolger an die Seite stellen
Die beste Wissensübergabe ist kein Dokument. Sie besteht aus sechs Monaten gemeinsamer Arbeit. Identifizieren Sie, wer seine Aufgaben übernimmt. Planen Sie regelmäßige gemeinsame Sitzungen. Er erklärt, während die andere Person es macht. Wissen, das schwer aufzuschreiben ist, wird durch Zuschauen übertragen. Beginnen Sie damit mindestens ein Jahr, bevor er geht.
Die Erklärungen aufnehmen
Bitten Sie ihn, einen Prozess per Video durchzugehen. Oder nehmen Sie ein Gespräch auf, in dem jemand ihm Fragen stellt. Transkribieren Sie es danach. Eine zehnminütige Aufnahme erfasst Dinge, die eine dreistündige Dokumentationssitzung verfehlt. Er spricht anders, als er schreibt. Die informelle Version ist nützlicher. Sagen Sie: „Erklären Sie es einfach, als ob ich es noch nie gesehen hätte. Ich nehme es auf, damit ich mir keine Notizen machen muss.”
Nach den Ermessensurteilen fragen
Standardverfahren sind der einfache Teil. Der schwierige Teil ist das Wissen in seinem Kopf: wann man die Regeln bricht, welcher Kunde besondere Sorgfalt braucht, was im Handbuch steht und was wirklich funktioniert. Fragen Sie direkt: „Was würden Sie tun, das nicht im schriftlichen Verfahren steht?” Schreiben Sie diese Antworten auf.
Warum das funktioniert
Institutionelles Wissen wird nicht dokumentiert, solange der Experte noch da ist und man ihn fragen kann. In dem Moment, in dem er geht, wird die Lücke sichtbar. Früh anzufangen bedeutet, dass der Wissenstransfer durch echte Arbeit stattfindet. Nicht durch Notfallsitzungen in seinen letzten zwei Wochen.
Die Kultur entscheidet, was geteilt wird
Wenn die Organisation immer individuelles Fachwissen über Teamwissen gestellt hat, stoßen Dokumentationsbemühungen auf Widerstand. Das System hat ihm beigebracht, Wissen nah bei sich zu behalten. Das war rationaler Selbstschutz. Erkennen Sie das an, bevor Sie ihn um eine Änderung bitten.