HR-Checkliste: Die letzten 18 Monate

Wenn ein langjähriger Mitarbeiter in den Ruhestand geht, beginnt die Arbeit 18 Monate vor dem Abschiedsfest. Diese Checkliste bringt die Teile in die richtige Reihenfolge: das Gespräch, die Ankündigung, die Übergabe, den Abschluss. Jeder Punkt verweist auf die Seite, die das Wie erklärt.

18 bis 12 Monate vorher

• Führen Sie das Gespräch über Pläne. Fragen Sie nach Vorhaben und Projekten. Nie: „Wann gehen Sie?” Die richtige Gesprächsführung: Die Ruhestandsankündigung.
• Benennen Sie den Nachfolgekandidaten. Wenn es keinen gibt, halten Sie die Lücke schriftlich fest.
• Listen Sie auf, was nur er kann. Diese Liste ist Ihr Projektplan für das nächste Jahr.
• Wenn Werkzeug- oder Systemlücken die Übergabe blockieren, richten Sie jetzt still Umgekehrtes Mentoring ein.

12 bis 6 Monate vorher

• Ankündigung erfolgt: Er behält echte Aufgaben bis zum letzten Monat. Das Ausschließen aus Meetings ist das Scheitern, das Sie verhindern müssen.
• Beginnen Sie mit dem Übergabeplan. Drei Zeilen zuerst: Nachfolger, Enddatum, Anschlussrolle.
• Planen Sie die Wissenstransfer-Interviews. Ein Prozess pro Sitzung, wöchentlich.
• Legen Sie schriftlich fest, was er bis zum Ende verantwortet.

6 bis 3 Monate vorher

• Kontrollpunkte für den Autoritätstransfer aus dem Übergabeplan: Was hat der Nachfolger diesen Monat allein entschieden?
• Er stellt den Nachfolger wichtigen Kunden, Lieferanten und Kontakten persönlich vor. Beziehungen lassen sich nicht per E-Mail übertragen.
• Sichern Sie die Geschichte: Warum die Regeln existieren, was die Prüfungen verändert haben, welche Vorfälle den Prozess geprägt haben. Die Figur dafür: Der Geschichtenbewahrer.

Die letzten 3 Monate

• Feste Verfügbarkeit ersetzt „Fragen Sie mich jederzeit”. Zwei Stunden pro Woche, abnehmend.
• Die Verabschiedung nennt Konkretes. Was er aufgebaut hat, was noch läuft. Allgemeines Lob kommt nicht an: Vergangene Beiträge anerkennen.
• Anschlussregelung festgelegt: Beratervertrag mit Enddatum oder sauberer Abschluss. Offene „Wir bleiben in Kontakt”-Vereinbarungen enden als unbezahlte Abhängigkeit.
• Zugänge, Konten und Eigentumseinträge zu einem festgelegten Datum übertragen.

Nach dem Abschluss

• Überprüfung nach 3 Monaten: Wo brauchte der Nachfolger ihn doch? Das sind Ihre Dokumentationslücken. Schließen Sie sie, solange er noch ans Telefon geht.
• Der Ruhestand ist für ihn ein Übergang, kein Ereignis. Was das bedeutet: Rentenübergänge begleiten.

Warnsignale, in jeder Phase

• Die Übergabe zieht sich und Entscheidungen laufen noch immer über ihn: Nachfolgeübergabe.
• Nichts wird aufgeschrieben: Dokumentationswiderstand.
• Er wird nach der Ankündigung still und zieht sich zurück: Das Bedürfnis nach Relevanz ist nicht erfüllt. Geben Sie ihm echte Arbeit, keine Abschiedsprojekte.

Siehe auch: Übergabeplan