Dokumentieren von institutionellem Wissen

Wenn wertvolles Fachwissen vor allem bei erfahrenen Personen vorhanden ist (was manchmal mit dem Muster des Wissenshortes zusammenhängt), laufen Organisationen Gefahr, wichtige Informationen zu verlieren, wenn diese Personen ausscheiden oder in den Ruhestand gehen. Diese Seite bietet praktische Strategien für die systematische Dokumentation von institutionellem Wissen, um Kontinuität zu gewährleisten.

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Praktische Techniken

Technik 1: Implementierung strukturierter Wissenstransferprozesse

Von Ad-hoc-Anfragen zu systematischen Ansätzen übergehen:

Austrittsgespräche mit Fokus auf Wissen: Nehmen Sie sich während des Austrittsprozesses viel Zeit, um kritisches Wissen zu ermitteln und zu erfassen.
Mentoring-/Schattening-Programme: Bringen Sie erfahrene Mitarbeiter lange vor ihrem Ausscheiden mit Nachfolgern zusammen.
Wissens-Mapping: Ermitteln Sie die wichtigsten Wissensbereiche und deren Inhaber und setzen Sie dann Prioritäten für die Dokumentation.

Diese Prozesse betten die Wissenserfassung in die organisatorischen Routinen ein.

Technik 2: Verwendung verschiedener Dokumentationsmethoden

Erkennen Sie, dass Wissen viele Formen annehmen kann:

Schriftliche Leitfäden & SOPs: Standardarbeitsanweisungen, Checklisten, FAQs, Leitfäden für bewährte Verfahren.
Aufgezeichnete Sitzungen: Video- oder Audioaufnahmen von Experten, die Prozesse oder Konzepte erläutern (wenn möglich mit Transkription).
Fallstudien und Beispiele: Dokumentiert, wie bestimmte Herausforderungen erfolgreich gemeistert wurden.
Entscheidungsprotokolle: Aufzeichnung der Beweggründe für wichtige Entscheidungen.
Expertensysteme/Wikis: Erstellung durchsuchbarer Datenbanken mit Fachwissen.

Der Einsatz verschiedener Methoden trägt den unterschiedlichen Kenntnissen und Lernstilen Rechnung.

Technik 3: Gemeinsame und unterstützte Dokumentation

Verringerung der Belastung der einzelnen Experten:

Beauftragen Sie Support-Mitarbeiter oder jüngere Teammitglieder mit der Unterstützung bei der Dokumentation (Befragung von Experten, Erstellung von Entwürfen).
Nutzen Sie Plattformen für die Zusammenarbeit (z. B. Wikis), zu denen mehrere Personen beitragen und Informationen verfeinern können.
Bereitstellung klarer Vorlagen und Richtlinien zur Strukturierung der Dokumentationsarbeit.
Planen Sie Zeit für die Dokumentation ein und erkennen Sie sie als wertvolle Arbeit an.

Durch die Zusammenarbeit wird die Aufgabe weniger entmutigend und es werden mehrere Perspektiven einbezogen.

Warum diese Ansätze funktionieren

Diese Techniken funktionieren, weil sie:

Machen Sie die Wissenserfassung zu einer systematischen Priorität, nicht zu einem nachträglichen Gedanken.
Auseinandersetzung mit verschiedenen Formen von implizitem und explizitem Wissen.
Verringerung der Belastung der einzelnen Experten und Erhöhung der Beteiligung.
Erstellen Sie zugängliche, durchsuchbare Repositories für die zukünftige Nutzung.

Kultur ist wichtig

Eine wirksame Dokumentation erfordert eine Kultur, die den Austausch von Wissen wirklich schätzt und belohnt. Wenn das Horten von Wissen implizit gefördert wird (z. B. durch konkurrierende individuelle Kennzahlen), werden sich die Dokumentationsbemühungen schwierig gestalten.

Zusätzliche Überlegungen

Dokumentieren Sie vorrangig Wissen, das kritisch und einzigartig ist und verloren zu gehen droht.
Sicherstellen, dass die Dokumentation regelmäßig überprüft und aktualisiert wird, um relevant zu bleiben.
Machen Sie Wissensspeicher für diejenigen, die sie benötigen, leicht zugänglich und durchsuchbar.
Kombinieren Sie die Dokumentation mit kontinuierlicher Betreuung und Cross-Training, um optimale Ergebnisse zu erzielen.

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